"COMPRAS Y RECIBO"

El departamento de compras es muy importante entoda organización, es recomendable que sea una o dos personas como máximo las que se encarguen de realizar las compras, ya que esto facilita el control y administración del proceso de compra, el trato con los proveedores, etc.  

En este departamento, se manejan diferentes tipos de formatos, en los cuales se anota qué se va a comprar, cuánto se va a comprar, características del producto, entre otras. son especificaciones que le dan consistencia al recibo y evitan que existan pérdidas y fugas de dinero. 

Las especificaciones las realizan las personas de aquellos departamentos que requieren el material, es decir los que trabajan con ellos y requieren de esos elementos para su trabajo. Deben especificar cantidades y el producto que necesitan. 

Para realizar compras, el encargado debe tener en cuenta: 

• Tamaño del negocio
• Capacidad de almacenamiento 
• Capacidad de pago
• Volumen de ventas 
• Presupuesto
• Cantidad de productos
• Prioridades

  

Existen diferentes métodos de compras, uno de ellos es el mercado abierto, que permite el contacto con un mayor número de proveedores. Este cual se divide en: 

• Cotizaciones: Utiliza medios de comunicación para conseguir el mayor número de ofertas, analizar y clasificar por orden de conveniencia. 
• Mercado libre: Es la adquisición de productos directamente en el mercado, teniendo la oportunidad de elegir calidad, precio, tamaño y presentación del producto. 
• Contratistas: Son para productos de alto consumo que no pueden ser almacenados por el riesgo de que sean pérdida, por sus características perecederas. (leche, postres, etc.)

Procedimiento de compras: 

• Detectar la necesidad de compra
• Requisición de compra 
• Análisis del mercado 
• Identificación de proveedores 
• Cotizaciones o licitaciones 
• Negociación con proveedores 
• Orden de compra
• Entrega de mercancía 
• Pago al proveedor 
• Reparto a departamentos 

Es importante que el almacenista este siempre pendiente de los pedidos de mercancía, para evitar que se termine el producto y con ello se detenga la producción y no se pueda cumplir con el cliente. 

Formatos:

• Lista de mercados: es para los productos perecederos, de consumo diario. 
• Orden de compra: para productos de fácil almacenaje o no perecederos. 
• Especificaciones de compra estándar: Recopila la información de qué comprar, características del producto, cómo comprar, etc. 
• Control de proveedores por artículo: Indica qué producto se comprara con qué proveedor.
• Solicitud de compra: Se menciona el producto que se requiere y pasa a aprobación por parte del jefe. 

Clasificación de los proveedores:

• Proveedores elegidos:

                     - Habituales   

                     - Ocasionales

                     - Reserva 

• Proveedores Obligados:

                      - Monopolio

                      - Circunstancias de lugar 

• Proveedores Potenciales:

                      - Supermercados

                      - Cooperativas 

                      - Carnicerías 

                      - Tiendas 

Procedimiento para el recibo de la mercancía: 

• Tener una copia de la orden de compra 
• Clasificar por fecha de llegada 
• tener presentes las especificaciones de compra. 
• Verificar la orden de compra y la factura del proveedor
• Realizar el conteo de la mercancía
• En caso de que todo este correcto, aceptar y firmar la factura al proveedor
• Pasar la mercancía al almacén con la documentación correspondiente 
• Hacer un reporte diario del recibo de mercancías. 

BIBLIOGRAFÏA:

- Patricia, (2012), recuperado el 04 de diciembre de 2016 de http://gestiondeservicioshospitalidad.blogspot.mx/2012/05/departamento-de-compras.html
- Benaque José, (2006), www.gestiopolis.com recuperado el 04 de diciembre de  http://www.gestiopolis.com/administracion-de-compras/

- Apuntes escolares

- Imágenes: Google